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項目需求管理需要注意哪些問題?

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任何項目的起點,都是基于需求管理。需求的有效表達、科學合理的管理計劃,是確保項目最終成功的關鍵。

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任何項目的起點,都是基于需求管理。需求的有效表達、科學合理的管理計劃,是確保項目最終成功的關鍵。

就項目而言,通常情況下,項目經理和團隊成員將各項計劃落實,開始執行后,每個變動都會牽一發而動全身。

與此同時,由于項目本身具有不確定性的特點,項目的需求變更更是在項目管理過程中被談論最多的。 由于整個閉環鏈條上的每個角色對項目輸出的成果都是不可逆的,一旦決策,項目實施就會出現相應的后果,尤其是到了項目實施的中后期,需求變更所帶來的影響將顯著提高。

據調查發現,因需求管理沒做好而導致項目失敗的占比居多。下面8MSaaS針對項目需求管理,談談需要關注的重點。

1、明確項目范圍

項目啟動前一定要有清晰的目標、準確的方向。

合同中規定的內容經常都是模糊不清的,需求不明確,或者只有幾行說明。項目經理要有把撐好項目范圍的能力,盡量把項目需求讓所有項目干系人(范圍相關的所有人)清楚,尤其要得到客戶的認可,必要時要讓用戶確認。

2、了解需求背后的目的

項目參與者往往對客戶業務不一定了解,如果沒有了解客戶真正想要的需求,往往會導致后期無休止的變更。

對于客戶每提出的新需求,我們盡量多了解他的目的是什么,多問多想。有時候客戶不是需要一臺打孔機,而是墻上有一個洞。當我們知道客戶的終極目標時,我們就可以主導客戶需求。

了解客戶提出需求的目的也有利于項目團隊對需求有更好的把握,減少項目需求偏差的發生。

3、需求與理解一致

需求來自各個方面,比如來自客戶、合作伙伴、最終用戶等,需求在每個人的信息傳遞過程中可能會出現損耗和變形。

項目經理要對項目進行跟進和監控,在項目各個階段都讓所有相關人正確了解和把握需求,盡量不要出現理解偏差。

4、讓客戶參與到項目各個階段

項目經理要拉著客戶參與到項目的每個階段,并隨時讓客戶了解和提出真實想法。這樣就不會導致在項目收尾階段客戶才提出各種需求,變被動為主動。

尤其是需求分析階段,當整理完需求文檔時,一定要與客戶一起評估,讓客戶對需求進行確認,最好能簽字確認,以避免需求理解不一致,需求范圍不確定等問題。
 


當需求發生變更時,項目團隊要及時與客戶一起評審需求,驗證其可行性及影響范圍,讓客戶清楚需求變更帶來的項目風險,共同協商應對。

5、使用項目管理系統

隨著項目管理系統的逐漸成熟,越來越多企業開始利用項目管理系統進行項目需求管理。借助項目管理系統,項目管理團隊可以與需求用戶方進行實時溝通,記錄整個需求管理過程。在需求變更管理中,項目管理系統更具優勢。

8MSaaS PM項目管理系統能靈活定義需求流程、便捷記錄需求,有效管理需求的評審與驗收來促進需求溝通,適用于各類型項目管理,包括業務型項目,研發/技術型項目,多項目/項目組合等。

在8MSaaS PM,需求管理作為項目管理過程中的一個環節,它與其他項目管理過程不脫節,所有的需求都會與對應的活動相關聯,各環節的數據互相連通,保證信息流轉準確無障礙。
 


8MSaaS PM可讓項目成員清晰地看到每個需求變更對哪些項目活動產生影響以及如何產生影響,幫助項目經理作出更明智的決策。所有利益相關者能在系統內查看項目的所有需求,盡早發現差異以采取相應的應對措施。

對于項目進度的高效管理,8MSaaS PM也有辦法。系統自動跟蹤每個項目活動與可交付成果的時間與進度。逾期活動自動亮紅燈,并且系統會自動將預警信息發送給所有受影響的相關人員。

此外,8MSaaS PM支持外部用戶(客戶,合作伙伴,供應商)和現場服務人員都作為項目團隊成員參與到項目當中,實現高效的協作與溝通。

需求管理對項目團隊非常重要且有意義,面對存在變動且需要多人決策需求變更,選擇一款合適的項目管理工具,控制好每個需求,大幅度縮小需求變更時間,令項目走向成功。

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